Varför blev projektet en framgång och vilka var de viktigaste lärdomarna?

 

1. Att uppnå en komplett överblick av leveranser   

Vi har nu rullat ut den nya plattformen, men utvecklingen fortsätter. Projektets mål var att ge användare en enhetlig bild av produktleveranser. Affärsplanen byggde på förbättrad kundservice och att uppfylla kundernas förväntningar. Kunder vill veta var deras material befinner sig och när det blir tillgängligt. SSAB ville i sin tur veta mer om vad som händer under transporter och undvika långsamma, repetitiva samt osammanhängande manuella spårningsaktiviteter.
 
Tidigare kunde det gå till så att kunden frågade säljavdelningen, vilka frågade kundtjänst, vilka frågade transportplaneringen, som i sin tur frågade transportören innan informationen slutligen kom tillbaks. Utöver att det var långsamt så uppstod det också lätt fel. Med TnT kan kunden se leveransstatus direkt i SSABs användargränssnitt eller fråga säljarna, vilka enkelt ser informationen på visibilitetsplattformen.
  
Förutom förbättrad kundservice kan SSAB också få en helhetsbild av vad som händer under transporter. Detta är till stor hjälp i utvecklingen av transportprocessen och gör det möjligt att vara proaktiv och därmed att undvika problem i logistikkedjan.
 
Konceptuellt handlade projektet om att samla in information om transporterad last från källsystem, harmonisera lastdata, tillhandahålla data som ska visas på leverantörens plattform, hämta spårningsinformation från visibilitetsplattformen och tillhandahålla den i kundgränssnittet samt det interna datalagret. Förutom den tekniska aspekten så noterades tidigt vikten av att introducera och integrera transportörer på rätt sätt så att de i sin tur kan tillhandahålla platsuppdateringar till visibilitetsleverantören.

Projektet inleddes med förberedande arbete kring vad som skulle göras och hur det skulle utföras, därefter började själva arbetet i början av 2021. SSAB insåg att det behövdes externa resurser som komplement till de interna för att effektivt driva projektet och utforma arkitekturen.

 Overall system architecture including IT capabilities, RTTVP and Carrier systems.
 Figur 1. Övergripande system-arkitektur inklusive IT-förmågor, RTTVP och fraktsystem.



2. Att driva projekt inom Track and Trace kräver omfattande insatser från logistik och IT


Implementering av transportspårning i ett företag kräver att man upprättar en stabil plattform och tekniska funktioner för att hantera lastdata. Det finns åtminstone fyra utvecklingsområden att beakta:
 
a. Internt IT-arbete – att skapa transportlaster och tillhandahålla dessa till en visibilitetsplattform 
b. Integration med en visibilitetsplattform – möjliggör global lastspårning 
c. Onboarding – integrera transportörer i en visibilitetsplattform 
d. Rapportering och analys – att göra data informativ för kunder och interna användare
 
Det första steget var att upprätta själva projektet. Projektresurser valdes ut, agil scrum-metodologi användes vid utveckling av interna lösningar och en tidsplan fastställdes, likaså andra typiska aktiviteter som krävs i ett projekts inledningsfas.

Bland det viktigaste var att välja en visibilitetsleverantör. Detta skedde genom ett konkurrensutsatt anbudsförfarande under våren 2021. Alla större leverantörer av visibilitetsplattformar samt några mindre deltog i denna budgivning. Efter 12 veckor kunde SSAB utse en vinnare och underteckna ett avtal.

Den interna IT-utvecklingen startade lite tidigare för att tillhandase data för visibilitetsplattformen. Utmaningen var att harmonisera lastdata från de olika systemen. På grund av detta var det praktiskt att börja utveckla ett SSAB-datagränssnitt, vilket krävde datalagring för alla företagets laster, oavsett transportsätt. Detta innebar att laster avsedda för väg-, sjö- och järnvägstransport normaliserades till en enda datamängd som samlade in alla dataflöden från stålverken. Det var detta som under utvecklingsfasen krävde störst mängd av interna resurser.

Därefter genomfördes integrationen av transportörer, vilket var den mest tidskrävande fasen i projektet. Ledarskapet delades bland projektledarna upp i två delar. En projektledare, som är intern logistiker, ansvarade för samarbetet med internförsäljning, logistik och visibilitetsleverantören för att underlätta en lyckad integration av transportörer. Technical project leads arbete var att leda IT-aktiviteter och möjliggöra dataflöde från källsystem till visibilitetsplattformen och tillbaka till den interna analysplattformen samt kundgränssnittet.

Project schedule
Figur 2: Projekt-schema. 

3. Retrospektiv projektutvärdering – viktiga framgångsfaktorer och lärdomar 

 
Projektet kretsade kring SSABs implementering av TnT-plattformen, vilken kan hantera transport med lastbil, järnväg och fartyg. På grund av detta kan nu SSAB erbjuda både externa och interna användare transparenta transporter. Men vilka var de viktigaste framgångsfaktorerna och lärdomarna? 
 
1 Att skapa en grund för framgång 
 Bra stöd från ledningen är avgörande för framgång. Lyckligtvis hade TnT-projektet hög prioritet redan innan faktisk start. Det fanns även andra faktorer vilka ledde till att projektet blev framgångsrikt: 
 
• Visionens betydelse: Det grundläggande motivet för att inleda projektet var ett tydligt kundbehov – att göra laster från stålverk med lastbils-, järnvägs- och fartygstransporter transparenta för alla relevanta användargrupper inom och utanför företaget. Eftersom det fanns en tydlig vision var det enkelt att få godkännande från de olika grupperna.

• Strukturerat arbete och samarbete: Användning av moderna principer, metoder och tekniker för att utveckla lösningen gjorde framstegen transparenta, mätbara och enkla att följa. Likaså använde nätverket bestående av flera leverantörer samma verktyg för kommunikation, utveckling och design.
Veckovisa DevOps-möten användes för att hålla alla inblandade uppdaterade samt för att samordna aktiviteter. Projektägaren och teknikchefen hade dagliga morgonmöten för att besvara frågor och fokusera på nästa steg framåt. Den externa konsulten hade erfarenhet av att använda DevOps-metoden, vilket bidrog till att påskynda det tekniska arbetet. Tydliga specifikationer från visibilitetsleverantören underlättade arbetet samtidigt som integrationsarbetet pågick.

• Utmärkta resurser:  En av de viktigaste framgångsfaktorerna under projektet var den enastående projektgruppen. Projektledningen identifierade nödvändiga och tillgängliga resurser vilka kunde komma att användas i projektet.
Utvecklingsteamet hade erfarenhet och kompetens. Lyckligtvis hade SSAB utmärkta interna resurser för IT-utveckling (arkitektur, integration, källsystemspecialister, plattformssupport samt kundsupport) och för själva integrationen av transportörer. Dessa kände till de befintliga systemen och ville delta.
De externa resurserna (teknisk chef/arkitekt samt externa utvecklare) var mycket skickliga och samarbetsvilliga. Lagandan var även den utmärkt.
Dessutom gav visibilitetsleverantörens tekniska specialister tydliga råd och de var mycket kompetenta samt hjälpsamma. Alla deltagare i projektet hade en tydlig roll och drog åt samma håll. Intressenterna stöttade projektet och hade förtroende för projektgruppen. Detta skapade i sin tur förutsättningar för effektivt beslutsfattande.

 2 Intern utveckling av IT-kompetens  
 Projektgruppen noterade en del saker man bör ha i åtanke när man implementerar företagsomfattande ändringar av ett informationssystem i syfte att tillhandahålla transportdata till externa parter, likt i detta TnT-projekt. 

• Harmonisering av data, integration och informationsflöden: SSAB har fyra huvudstålverk vilka har olika källsystem på grund av flera sammanslagningar under företagets historia. På grund av detta var det i projektets början viktigt att harmonisera data och använda en integrationsplattform. Detta gjorde det enklare att normalisera data och skapa transportlaster för visibilitetsleverantören.

• En samlad informationskälla: Beslutet att upprätta ett servicelager med en stor mängd data mellan företagets IT-system och den externa visibilitetsplattformen var ett av de bästa besluten under projektets gång. Att samla in all lastdata från flera interna källor till en enda datakälla gav två viktiga fördelar: det möjliggjorde enkel kommunikation med visibilitetsplattformen och samtidigt intern rapportering samt analys. Att internt kunna komplettera data blev också viktigt. Detta förenklades när TnT-systemets samlade informationskälla fanns tillgänglig och företagets gemensamma datalager väntade på att integreras  
 
3 Visibilitetsplattformens möjligheter och mognadsgrad  
 Projektet genomfördes under 2021 och det fanns ett mycket brett ekosystem av visibilitetsplattformar. Dessa hade dock nått en lämplig mognadsgrad. Plattformarnas kapacitet närmade sig ändå inte de 100 procent som krävdes för detta TnT-projekt.
 
Det var uppenbart att användning av visibilitetsplattformar var den rätta lösningen för att göra transporterna transparenta. Det fanns många inbyggda funktioner i de största visibilitetsplattformarna, till skillnad från de egenutvecklade varianterna. Diskussionen om att bygga en separat visibilitetsplattform blev därför kort – implementeringen skulle ta för lång tid och kräva för mycket resurser samt pengar.

• Flera etapper och transportsätt är en utmaning: Alla visibilitetsleverantörer kan erbjuda spårning och följning av direkttransporter oavsett transportsätt.  Utmaningar uppstår när material flyttas från ett transportfordon till ett annat flera gånger under resan. Om avsändaren inte är den som beställer den slutliga etappen i en transport i flera steg vet man inte när materialet når slutdestinationen. Visibilitetsleverantörerna kan trots detta skapa integrationer med transportörens IT-system för att göra transporter i flera etapper och med olika transportsätt transparenta. Dessa integrationer måste implementeras för att kunna beräkna förväntad ankomsttid och just detta är tidskrävande.

• Rapporterings- och analysfunktionerna är ännu inte klara: Vissa visibilitetsplattformar har inbyggda rapporteringsfunktioner. Dessa är dock inte så omfattande som förväntat, endast grundläggande rapportering kan utföras. Vi rekommenderar dock starkt att man börjar utveckla rapporterings- och analysfunktionerna internt under implementeringsprojektet. Detta säkerställer att all data ägs av ditt företag och att de är tillgängliga för internt bruk utan begränsningar. 

 • Bli inbjuden till visibilitetsleverantörens FoU-styrelse: Som redan nämnts har visibilitetsplattformar utvecklats snabbt och nya funktioner införs vecko- och månadsvis. Det skapar dock en stor fördel att delta i leverantörens community för utveckling, eller ännu bättre, att träffa leverantörens FoU-styrelse för att driva och prioritera de initiativ som ligger högt på den egna agendan. För du vill väl kunna påverka vad som händer? 

4 Onboarding 
Integration av transportörer (onboarding) är det mest tidskrävande i hela TnT-projektet.  
• Transportörens förmåga att tillhandahålla data: Transportörer har varierande förmåga att tillhandahålla elektroniska lastdata. En del integrationer kan utföras på bara några dagar, medan integration av vissa mindre företags TMS-system kan ta månader.  

• Inga standarder: Att implementera och integrera tiotals eller hundratals transportörer i ett system är en tidskrävande uppgift och detta måste utföras utan gemensamma standarder. Det är inte angivet någonstans hur integrationer ska utföras eller i vilket format data ska överföras från telematik- eller TMS-systemen. Det finns som tur är en del olika tekniska lösningar man kan använda: EDI:er, Excel CSVs eller API:er. 

• Kommunikationsproblem mellan flera parter under teknisk onboarding: Att lösa tekniska problem i en flerpartsmiljö så att alla förstår vad som gäller är nyckeln till framgång. Visibilitetsleverantören ansvarar för att integrera transportörerna, men när transportören slutar svara är det upp till avsändaren att lösa situationen. Denna process ställer krav på alla tre parter. 

4. SSAB är en internationell föregångare inom spårning och följning av transporter

Mycket få företag har implementerat transportspårning globalt. 

Tiotals transportörer som SSAB integrerat tar nu hand om fler miljoner ton försändelser över hela världen. Tusentals laster är hela tiden på väg och kan spåras transparent via en visibilitetsplattform. 

Harmoniserade lastdata skickas till visibilitetsplattformen och används för datalagring och intern analys. I kombination med spårningsdata kan SSAB nu analysera vad som händer under transporterna och arbeta mer proaktivt med förseningar. Förutom logistikförbättringar kan SSAB samla in utsläppsrelaterad information om transporter, eftersom företaget har gjort hållbarhetsförbättringar till en topprioritet. 

Men man kan inte slå sig till ro. Integrationen av transportörer tar aldrig slut. Även om ett transportföretag är integrerat kan ett annat företags avtal upphöra. Integrationsaktiviteterna fortsätter år ut och år in. Rapportering och analys har också en inlärningskurva, det finns nästan oändliga möjligheter att omvandla data till insikter. Det blir därför allt mer intressant att analysera data för varje dag som går!

Kunderna har nu tillgång till omedelbar information om sina leveranser. Jämfört med den tidigare situationen har alla som är involverade i transportprocessen möjlighet att följa transporterna utan mellanhänder – dygnet runt. Kunderna krävde transparens vad gäller transporter. Här är den!