Miksi projekti onnistui ja mitkä ovat tärkeimmät opit?

 

1. Läpinäkyvät toimitukset joka vaiheessa   

Olemme nyt ottaneet uuden alustan käyttöön, mutta matka jatkuu ja ominaisuudet kehittyvät. Projektin tavoitteena oli saavuttaa tuotelähetysten yhdenmukainen näkyvyys. Tavoitteena oli asiakaspalvelun parantaminen ja asiakkaiden odotusten täyttäminen. Asiakkaat haluavat tietää, missä heidän materiaalinsa on ja milloin se on saatavilla. SSAB haluaa tietää lisää kuljetusten aikana tapahtuvista asioista sekä välttää hidasta, työlästä ja epäyhtenäistä manuaalista seurantaa. 

Aikaisemmin asiakas esitti kysymyksensä myynnille, joka kysyi kuljetussuunnittelulta, joka puolestaan kääntyi kuljetusliikkeen puoleen, ennen kuin tieto sitten lähti takaisin. Hitauden lisäksi tällainen prosessi on hyvin altis virheille. TnT:n avulla asiakas näkee toimituksen tilan suoraan My SSAB asiakasportaalista, tai voi kysyä tietoa myynnistä, joka löytää tarvittavat tiedot suoraan seuranta-alustalta. 

  
Parantuneen asiakaspalvelun lisäksi SSAB pystyy myös hahmottamaan kattavasti, mitä kuljetuksissa tapahtuu. Tästä on paljon apua kuljetusprosessin kehittämisessä ja logistiikkaketjun tapahtumien ennakoinnissa ennen niiden tapahtumista. 

 
Projekti koostui osista, joissa kerätään kuljetuskuormatiedot lähdejärjestelmistä, luodaan yhtenäiset kuormatiedot, toimitetaan vaaditut tiedot seuranta-alustalle, vastaanotetaan seurantatiedot takaisin alustalta sekä toimitetaan ne asiakasrajapintaan ja sisäiseen tietovarastoon.  Teknisen puolen lisäksi projektin varhaisessa vaiheessa huomattiin, että tärkeä osa työtä oli kuljetusliikkeiden mukaan saaminen sijainti- ja statustietojen toimittamiseksi palvelun tarjoajalle.  
Projekti alkoi valmisteluvaiheella, jonka aikana määritettiin, mitä pitää tehdä ja miten. Työ alkoi vuoden 2021 alussa. SSAB ymmärsi, että projektien toimintaa ja arkkitehtuurin perustamista tehostamaan tarvittiin ulkoisia resursseja.  

 
 Overall system architecture including IT capabilities, RTTVP and Carrier systems.

Kuva 1. Systeemiarkkitehtuuri mukaan lukien IT kyvykkyydet, seuranta-alusta ja logistiset palveluntarjoajat.

2. Seurantajärjestelmäprojektin (TnT) toteuttaminen edellyttää logistiikan ja IT-puolen laajaa panostusta 

TnT:n toteuttaminen yrityksessä edellyttää hyvää alustaa ja teknistä osaamista, jotta kuormatietojen käsittely onnistuu. Vähintään neljä kehitysaluetta on otettava huomioon.  
 
a. Sisäinen IT-työ – Kuljetuskuormien luominen ja tiedon toimittaminen seuranta-alustaan 
b. Alusta integrointi SSAB:n tietoihin – Kuorman globaalin seurannan mahdollistaminen 
c. Kuljetusliikkeiden mukaanotto – Liikkeiden ja seuranta-alustan integroiminen 
d. Raportointi ja analytiikka – Datan tekeminen hyödylliseksi asiakkaille ja sisäisille käyttäjille 
 
Ensimmäinen vaihe oli projektin perustaminen. Projektin resurssit valittiin, päätettiin käyttää ketterää scrum-metodologiaa sisäisessä sovelluskehityksessä ja aikataulu määritettiin. Näiden lisäksi tehtiin muut tyypilliset projektin käynnistämiseen liittyvien toimet. 
 
Yksi tärkeimmistä tehtävistä oli palvelun tarjoajan valinta. Keväällä 2021 toteutettiin kattava kilpailutus. Tarjouskilpailuun osallistuivat kaikki suurimmat seuranta-alustojen toimittajat ja jotkin pienemmät palveluntarjoajat. SSAB allekirjoitti sopimuksen voittajan kanssa vain 12 viikkoa kilpailutuksen aloituksen jälkeen. 
 
Sisäinen IT-kehitys alkoi hieman aikaisemmin, jotta tiedot olisivat alustan käytettävissä. Haasteena oli eri lähdejärjestelmistä peräisin olevien kuormatietojen yhtenäistäminen. Siksi oli käytännöllistä alkaa kehittää SSAB:n datarajapintaa, johon kaikki yrityksen kuormat piti voida tallentaa kuljetustavasta riippumatta. Tämä tarkoitti, että auto-, laiva- ja rautatiekuormat kaikki normalisoitiin yhdeksi datakokonaisuudeksi, johon datavirrat tehtailta kerättiin. Tämä oli eniten sisäisiä resursseja vaatinut kehitysvaihe.
 
Sen jälkeen aloitettiin projektin aikaa vievin vaihe, kuljetusliikkeiden mukaanotto. Johtajuusvastuu jaettiin projektipäälliköiden kesken kahteen osa-alueeseen. Sisäinen logistiikan ammattilainen vastasi työstä myynnin, logistiikan ja seurantapalvelun toimittajan kanssa. Hän johti kuljetusliikkeiden mukaan saamista. Toisen projektipäällikön vastuulla oli IT-toimintojen johtaminen ja tietovirran mahdollistaminen lähdejärjestelmistä seuranta-alustalle sekä takaisin sisäiselle analytiikalle ja asiakasrajapintaan. 
 

 Project schedule 
Kuva 2: Projektin aikataulu

3. Katsaus projektiin – Tärkeimmät menestystekijät ja opit 

SSAB otti projektissa käyttöön Track and Trace -alustan, joka pystyy käsittelemään auto-, juna- ja laivakuljetuksia. Nyt SSAB pystyy tarjoamaan näkyvyyden toimituksiin sekä ulkoisille että sisäisille käyttäjille. Mitkä sitten olivat tärkeimmät menestystekijät ja saadut opit? 

1. Menestyksen kulmakivet  
 Menestyksen edellytys on hyvä johdon tuki. Onneksi SSAB:n TnT-projekti priorisoitiin jo ennen sen alkamista. Projektin onnistumiseen johti kuitenkin useita muitakin menestystekijöitä: 

• Vision tärkeys: Projekti perustui selkeään asiakaskysyntään. Kaikki auto-, juna- ja merikuljetukset kaikista tehtaista haluttiin näkyville kaikille asiaankuuluville käyttäjäryhmille yrityksen sisä- ja ulkopuolella. Selkeän vision vuoksi eri ryhmät oli helppo saada mukaan. 

• Järjestelmällinen työskentely ja yhteistyö: Nykyaikaisten periaatteiden, menetelmien ja teknologioiden käyttö ratkaisun kehittämisessä teki edistymisestä läpinäkyvää, mitattavaa ja helposti ohjattavaa. Monesta toimittajasta koostuva verkosto käytti samoja työkaluja niin viestinnässä, kehityksessä kuin suunnittelussakin. 
Viikoittaiset DevOps-tapaamiset pitivät kaikki ajan tasalla ja asiat liikkeessä. Projektivastaavalla ja teknisellä johdolla oli päivittäinen aamupalaveri, jossa vastattiin kysymyksiin ja keskityttiin seuraaviin vaiheisiin. Ulkoisella konsultilla oli kokemusta DevOps-menetelmän käytöstä, mikä omalta osaltaan nopeutti teknistä työtä. Seurantapalvelun tarjoajan selkeät määritykset helpottivat työskentelyä integrointityön aikana. 

• Erinomaiset resurssit: Yksi projektin tärkeimmistä menestystekijöistä oli erinomainen projektitiimi. Projektinjohto määritti projektin alustusvaiheessa tarvittavat resurssit ja projektiin käytettävissä olevat resurssit. 
Kehitystiimi oli kokenut ja osaava. SSAB:llä oli onneksi erinomaiset sisäiset resurssit IT-kehitykseen (arkkitehtuuri, integraatio, lähdejärjestelmien asiantuntijat, alustatuki ja asiakastuki) ja kuljetusliikkeiden mukaan saamiseksi. Henkilöstö tunsi olemassa olevat järjestelmät ja oli halukas osallistumaan.  
Ulkoisina apuvoimina (tekninen johto / arkkitehti ja ulkopuoliset kehittäjät) oli erittäin taitavia ja yhteistyöhön valmiita asiantuntijoita. Myös tiimin kemia toimi hyvin.  
Lisäksi seurantapalveluntarjoajan tekniset asiantuntijat antoivat selkeää palautetta. He olivat myös erittäin osaavia ja avuliaita. Kaikilla projektin osallistujilla oli selkeä rooli ja yhteinen tavoite. Sidosryhmien tuki ja luottamus projektitiimiin mahdollisti tehokkaan päätöksenteon.   

2. Sisäisen IT-osaamisen kehittäminen  
 Projektitiimi teki joitakin havaintoja, jotka kannattaa huomioida, kun toteuttaa koko yrityksen laajuisia tietojärjestelmämuutoksia, kuten seurantapalvelun luominen.

• Datan, integroinnin ja tietovirtojen yhtenäistäminen:  Toimitusten seurannan näkökulmasta SSAB:llä on neljä päätehdasta. Kussakin tehtaassa on keskenään erilainen lähdejärjestelmä. Siksi projektin aluksi oli tärkeää käynnistää tietojen yhdenmukaistaminen ja aloittaa integraatioalustan hyödyntäminen. Tämä puolestaan helpotti tietojen normalisointia ja kuormien luontia seurantapalvelun tarjoajalle.

• Yksi luotettava lähde: Yksi projektin parhaista päätöksistä oli palvelukerroksen muodostaminen SSAB:n lähdejärjestelmien ja seuranta-alustan väliin. Siihen voidaan kerätä tietoa monesta sisäisestä järjestelmästä ja ulkoiselta palvelun tarjoajalta. Saavutettiin kaksi tärkeää etua. Mahdollistettiin helppo viestintä seuranta-alustan kanssa ja voitiin kerätä yhtenäiset tiedot raportoinnille ja analytiikalle. Myös datan rikastamisesta tuli tärkeää. Rikastaminen oli huomattavasti helpompi toteuttaa, kun käytettävissä oli yhtenäinen tieto, eikä useaa eri mallia.  
 
3. Seuranta-alustan ominaisuudet ja kypsyystaso  
 Projekti toteutettiin vuonna 2021. Kuljetusten seuranta-alustamarkkinat olivat erittäin laajat. Alustojen kypsyys oli kuitenkin saavuttanut riittävän tason. Siitä huolimatta niiden ominaisuudet eivät 100 prosenttisesti yltäneet tässä TnT-projektissa vaaditulle tasolle. 
 
Oli selvää, että seuranta-alustojen hyödyntäminen on oikea tapa toteuttaa kuljetusten seuranta. Itse kehitettäviin alustoihin verrattuna suurimmilla seuranta-alustoilla on käytettävissä useita valmiita ominaisuuksia. Tässä tapauksessa keskustelu erillisen alustan rakentamisesta jäi lyhyeksi – toteutusprojekti olisi vaatinut liikaa aikaa, vaivaa ja rahaa.

• Haasteena monivaiheiset ja multimodaalit kuljetukset: Kaikki palvelun tarjoajat pystyivät tarjoamaan seurantaa yhden vaiheen kuljetuksiin eri kuljetusmuodoille.  Haasteita kuitenkin syntyy, kun materiaalia siirretään kulkuneuvosta toiseen monta kertaa matkan aikana. Jos lähettäjä ei ole viimeisen kuljetusvaiheen tilaava osapuoli monivaiheisessa toimituksessa, ei tiedetä, milloin materiaali on lopullisessa määränpäässään. Seurantapalvelujen tarjoajat voivat kuitenkin integroitua huolitsijan IT-järjestelmiin monivaiheisen näkyvyyden mahdollistamiseksi. Nämä aikaa vievät integraatiot on toteutettava arvioidun saapumisajan laskemiseksi. 

• Raportointi- ja analytiikkatoiminnot eivät ole vielä valmiita: Seuranta-alustoissa on käytettävissä raportointitoimintoja. Nämä eivät kuitenkaan ole niin kattavia kuin voisi odottaa. Perusraportointi onnistuu. On kuitenkin erittäin suositeltavaa aloittaa sisäisen raportoinnin ja analytiikan kehittäminen käyttöönottoprojektin aikana. Näin varmistetaan, että yrityksesi omistaa kaikki tiedot ja että ne ovat käytettävissä sisäiseen käyttöön rajoituksetta.

• Osallistu seurantapalvelun tarjoajan kehitystoimintaan: Kuten jo todettiin, seuranta-alustat ovat kehittynyt nopeasti, ja uusia toimintoja otetaan käyttöön viikoittain ja kuukausittain. On kuitenkin erittäin hyödyllistä osallistua alustan kehitysyhteisöön tai vielä parempaa, päästä mukaan palveluntarjoajan kehitysohjausryhmään suoraan. Siten voit edistää ja priorisoida projektisi kannalta oleellista kehitystä. Piteletkö mieluummin ohjaksista vai oletko mukana vain kyytiläisenä? 
 
4. Kuljetusyritysten integroiminen 
 Kuljetusyritysten mukaan saaminen on aikaa vievin tehtävä koko TnT-projektissa.  
• Kuljetusliikkeiden valmiudet tiedon tarjoamiseen: Liikkeillä on eritasoiset valmiudet kuormatietojen sähköiseen jakamiseen. Jotkin integraatiototeutukset voivat kestää vain muutaman päivän, kun taas joidenkin yritysten integrointi vaatii kuukausia.  

• Ei standardeja! Kymmenien tai satojen kuljetusliikkeiden integrointi yhteen järjestelmään on aikaa vievä tehtävä. Integrointiin ei ole yleistä standardia. Integrointien toteuttamistapaa ei ole ilmoitettu, eikä ole määritetty, missä muodossa tiedon pitäisi virrata telematiikka- tai TMS-järjestelmistä. Onneksi saatavilla on erilaisia tekniikoita. EDI-, Excel CSV-tiedostoja tai jopa API-rajapintoja voidaan käyttää.

• Viestinnän haasteet eri osapuolten välillä teknisen mukaan saamisen aikana: Menestyksen salaisuus on teknisten ongelmien ratkaiseminen usean, toisiaan selvästi ymmärtävien osapuolten kesken. Seurantapalvelun tarjoaja vastaa kuljetusyrityksen integroinnista. Jos yritys ei kuitenkaan reagoi, asian omistajan, SSAB:n, on ratkaistava tilanne. Tähän tanssiin tarvitaan kaikki kolme osapuolta. 

4. SSAB on kansainvälinen edelläkävijä kuljetusten seurannassa 

Vain harvat yritykset ovat ottaneet käyttöön kuljetusten seurannan maailmanlaajuisesti.  

Kymmenet SSAB:n rahdinkuljettajat hoitavat nyt miljoonia tonneja lähetyksiä ympäri maailmaa. Kuljetettavana on jatkuvasti tuhansia kuormia, joita voidaan jäljittää läpinäkyvästi seuranta-alustan avulla. 

Yhtenäistetyt kuormatiedot lähetetään alustalle, tiedot tallennetaan ja niitä käytetään sisäiseen analytiikkaan. Seurantatietojen lisäksi SSAB pystyy nyt selvittämään, mitä kuljetuksen aikana tapahtuu, ja puuttumaan viivästyksiin proaktiivisemmin. Logistiikkaparannusten lisäksi SSAB voi kerätä toimitusten päästöihin liittyviä tietoja, joka tukee yrityksen tavoitteita kestävän kehityksen parantamisessa. 

Työn pitää kuitenkin jatkua. Kuljetusliikkeiden mukaan otto ei lopu koskaan. Vaikka yhden rahdinkuljettajan integrointi saattaa olla tehtynä, toisen yrityksen sopimus voi päättyä. Toimenpiteet kuljetusliikkeiden kanssa jatkuvat joka kuukausi ja joka vuosi. Raportoinnilla ja analytiikalla on myös oppimiskäyränsä. Tietojen muuttamisessa analyyseiksi on lähes rajattomasti mahdollisuuksia. Siksi tietojen tutkailusta tulee päivä päivältä mielenkiintoisempaa! 

Asiakkaat saavat nyt välitöntä tietoa toimituksistaan. Aikaisempaan tilanteeseen verrattuna kaikilla kuljetusprosessiin osallistuvilla on mahdollisuus seurata lähetyksiä kätevästi ilman välikäsiä – 24/7. Asiakkaat kaipasivat läpinäkyvyyttä kuljetuksiin. Tässä sitä nyt on!