SSAB alkoi noin vuosi sitten automatisoida manuaalisia prosessejaan ohjelmistorobotiikan (Robotic Process Automation, RPA) avulla. RPA on ohjelmistoratkaisu, jossa jäljitellään ihmisten toimintaa, ja jonka avulla toistuvat tehtävät voidaan hoitaa tehokkaammin. RPA säästää aikaa ja parantaa laatua, joten voimme sen avulla toimittaa yhtenäisempiä palveluita entistä nopeammin.

SSAB:n sisällä järjestetyn nimikilpailun voittaja, Borlängessä toimitusten tukipalveluiden parissa työskentelevä Hanna Larsson kertoo: ”Tausta-ajatuksenani Ssabine-nimelle oli, että sekä teknologia-alaan että terästeollisuuteen liitetään usein miehisiä ominaisuuksia. Siksi innostuin naisen nimestä. Halusin myös, että nimestä käy selvästi ilmi, että kyseessä on SSAB:n robotti.” Kaikkien robottien etunimi on Ssabine, jonka avulla ne on helppo yhdistää SSAB:hen. Robottien kanssa työskentelevät tiimit valitsevat niille itse sukunimet, jotta ne olisi helpompi erottaa toisistaan ja yhdistää tehtäviinsä. 

Automaatio vaikuttaa ihmisten työskentelytapoihin, sillä joidenkin työtehtävien luonne muuttuu. Kun robotit hoitavat ennustettavissa olevat manuaaliset tehtävät, ihmisille jää enemmän aikaa analysointitehtäviin, strategiatyöhön, prosessien kehittämiseen, kehitysprojekteihin, asiakkaiden kanssa toimimiseen jne. Tällaisten tehtävien edellyttämien ihmisille ominaisten taitojen merkitys tulee kasvamaan entisestään.

Hyviä kokemuksia SSAB Americas -divisioonasta

”RPA:n avulla säästämme noin 20 työtuntia kuukaudessa siirtohintojen laskemiseen tarvittavissa tiedonkeruutehtävissä. Robotti noutaa tarvittavat tiedot useista eri järjestelmistä ja luo niistä laskentataulukon tarkastettavaksi. Aiemmin tämän tehtävän suorittamiseen kului yhdeltä ihmiseltä pari viikkoa, mutta robotti hoitaa sen alle tunnissa. Voimme nyt käyttää enemmän aikaa analysointiin ja muihin tärkeisiin tehtäviin”, toteaa Deb Heinzel SSAB Americas -divisioonasta.

SSAB kehityksen kärkijoukoissa Pohjoismaissa

”Ssabinet hoitavat nyt kahdeksan eri prosessia esimerkiksi Finance- ja Global Business Services -toiminnoissa. Tulokset ovat olleet erittäin myönteisiä, ja haluamme kasvattaa prosessien määrän 25:een vuoden loppuun mennessä. Tämä saisi meidät erottumaan joukosta, sillä vaikka joissakin yrityksissä onkin paljon enemmän ohjelmistorobotteja, näitä yrityksiä on vähän”, toteaa Anna Lagerhed SSAB:n Digital Business Development -tiimistä.

”RPA:n käytöstä manuaalisten tehtävien automatisointiin on paljon hyötyä. Ratkaisu on nopea ja suhteellisen edullinen toteuttaa. Se myös lisää nopeutta ja pitää laadun tasaisena. Näin ihmisille jää enemmän aikaa tärkeämpien tehtävien suorittamiseen. RPA:lla voidaan myös joko tilapäisesti tai pysyvästi korvata järjestelmäintegroinnit, sillä ohjelmisto voi siirtää valtavia määriä tietoja helposti eri järjestelmien, sovellusten tai tiedostojen välillä”, Anna Lagerhed jatkaa.

Miten se toimii?

Automatisointi ja automaattisten prosessien luonti RPA-ohjelmiston avulla edellyttää, että tehtävä dokumentoidaan tarkasti vaihe vaiheelta, ja tämä kuvaus toimii ohjeena robotille. Tämän jälkeen robotti ohjelmoidaan suorittamaan tehtävä nopeasti, virheettömästi ja aina samalla tavalla. Robottien ”opettamiseen” käytetty RPA-ohjelmisto on perinteistä järjestelmäkehitystä nopeampi ja edullisempi ottaa käyttöön.

Milloin RPA ei ole hyvä vaihtoehto?

RPA ei tavallisesti sovellu prosesseihin, jotka perustuvat jäsentelemättömään dataan. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi vapaamuotoinen teksti, kuvat sekä tiedostot, joiden rakenne ei ole ennustettavissa, ja monimutkaiset sekä ihmisten tekemät päätökset. Monia prosesseja on vaikea automatisoida täysin RPA:lla, mutta RPA voi täydentää muita ratkaisuja.

Tausta

RPA soveltuu sellaisten toistuvien, ennustettavissa olevien tehtävien automatisointiin, joissa ihmisten päätöksiä tarvitaan joko hyvin vähän tai ei lainkaan. Ohjelmistoon on syötettävä digitaalista, jäsenneltyä dataa esimerkiksi xls-, pdf- tai xml-tiedostoina. Tyypillisiä esimerkkejä RPA:lla automatisoitavissa olevista tehtävistä ovat

  • tietojen kopiointi ja liittäminen
  • eri tiedostoista tai järjestelmistä peräisin olevien tietojen kokoaminen tai vertailu
  • tiedostojen ja kansioiden siirtäminen
  • ”jos, niin” -tyyppisten toimintojen suorittaminen.