Sygnalizowanie nieprawidłowości

SSAB kultywuje klimat otwartości korporacyjnej i wysoki poziom etyki biznesowej. Systemy zgłaszania nieprawidłowości zapewniają pracownikom i zewnętrznym interesariuszom poufny sposób zgłaszania podejrzewanych naruszeń przepisów lub regulacji, Kodeksu Postępowania SSAB lub polityk firmy.

SSAB udostępniło scentralizowany kanał zgłaszania nieprawidłowości Linia Etyczna w całej Grupie, za pomocą którego pracownicy i interesariusze zewnętrzni mogą zgłaszać podejrzewane naruszenia przepisów lub regulacji, Kodeksu Postępowania SSAB lub polityk firmy.

SSAB przetwarza dane osobowe w Linii Etycznej w celu administrowania i badania zgłoszonych nieprawidłowości oraz podejmowania działań w związku ze stwierdzonymi naruszeniami. SSAB przetwarza dane osobowe w Linii Etycznej z uwzględnieniem tzw. równoważenia interesów.

Zgodnie z Dyrektywą UE 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dyrektywa w sprawie ochrony sygnalistów) oraz zgodnie z prawem krajowym w państwach członkowskich UE, przez które dyrektywa została wdrożona, firma SSAB jest zobowiązana do ustanowienia wewnętrznych kanałów do sygnalizowania nieprawidłowości („Wewnętrzne Kanały Zgłaszania Nieprawidłowości”). SSAB przetwarza dane osobowe w celu obsługi i badania nieprawidłowości zgłoszonych za pośrednictwem Wewnętrznych Kanałów Zgłaszania Nieprawidłowości.

Dane osobowe przetwarzane w Wewnętrznych Kanałach Zgłaszania Nieprawidłowości mogą być również przetwarzane w celu ujawnienia, które:

1) jest niezbędne do podjęcia działań w związku z faktami ustalonymi w zgłoszonej sprawie;

2) jest niezbędne, aby zgłoszenia mogły służyć jako dowód w postępowaniach prawnych; oraz

3) odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami.

Dane osobowe przetwarzane w sprawie wynikającej z działań następczych otrzymane za pośrednictwem Wewnętrznych Kanałów Zgłaszania Nieprawidłowości mogą być przetwarzane wyłącznie przez osoby, które w imieniu SSAB zostały wyznaczone jako upoważnione do otrzymywania zgłoszeń, działań następczych i przekazywania informacji zwrotnych. Dostęp do danych osobowych będzie ograniczony do tego, czego każda z upoważnionych osób potrzebuje do wykonywania swoich zadań. Osoba prowadząca sprawę wynikającą z działań następczych nie może ujawniać informacji, które mogą ujawnić tożsamość osoby zgłaszającej lub jakiejkolwiek innej osoby występującej w sprawie bez upoważnienia do ujawnienia.

Sometimes SSAB may receive reports through Ethics Line or Internal Reporting Channels which, due to their nature, don’t belong to whistleblowing systems and fall outside the scope of topics dealt within Ethics Line or Internal Reported Channels.

Some of these reports may include information on incidents or concerns that SSAB decides to investigate and take measures upon outside the whistleblowing process, e.g. due to SSAB’s legal obligation or SSAB’s legitimate interest to react to matters it has become aware of. In this case, personal data is processed based on legal obligation or legitimate interest to follow up and take actions related to reported matters.

In this case, personal data will only be stored for as long as is necessary for the purposes of processing and following up the reported matters, and to take relevant measures in relation to the reported matter.

In some instances, personal data is used to establish, assert or defend a legal claim. In these circumstances, personal data will be stored until the legal proceedings and related actions are completed.

SSAB może przenosić, ujawniać lub zlecać na zewnątrz przetwarzanie danych osobowych stronom trzecim, jeśli jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania danych osobowych w ramach Linii Etycznej oraz Wewnętrznych Kanałów Zgłaszania Nieprawidłowości. Stronami trzecimi mogą być, przykładowo, usługodawcy, którzy obsługują Linię Etyczną oraz Wewnętrzne Kanały Zgłaszania Nieprawidłowości, firmy audytorskie, dostawcy usług prawnych, śledczy lub inni usługodawcy niezbędni do wykrywania, badania i naprawiania poważnych naruszeń lub do ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń prawnych, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawodawstwo i dyrektywę UE o sygnalistach.

SSAB może również udostępniać dane osobowe policji i/lub innym właściwym organom, organom nadzorczym lub sądom w celu ochrony interesów SSAB lub wykonywania praw SSAB.

Dostawcą systemu Linia Etyczna (Ethics Line) jest People Intouch B.V. Wszystkie raporty danych osobowych w Linii Etycznej są przechowywane w Unii Europejskiej.

Osoby fizyczne mają prawo do egzekwowania swoich uprawnień związanych z prywatnością jak określono w Ogólnej Polityce Prywatności. Mogą jednak występować pewne ograniczenia w tym zakresie.

• Należy pamiętać, że pewne informacje są bezwzględnie konieczne dla osiągnięcia celów określonych w niniejszej polityce, a także w związku z wymogami prawa. Dlatego usunięcie takich danych może nie być możliwe na mocy stosownego prawa, które określa obowiązkowe terminy przechowywania danych, lub jeśli istnieje nadrzędny interes w dalszym przetwarzaniu danych w zamierzonym celu.
• Należy pamiętać, że w przypadku danych osobowych zgłoszonych za pośrednictwem Linii Etycznej lub Wewnętrznych Kanałów Zgłaszania Nieprawidłowości,SSAB nie spełni prośby pracownika o dostęp, jeśli ujawnienie danych osobowych pracownika może zagrozić dochodzeniu.
• Jeśli SSAB otrzyma zgłoszenie za pośrednictwem Linii Etycznej lub Wewnętrznych Kanałów Zgłaszania Nieprawidłowości, które zawiera dane osobowe, lub jeśli dane osobowe zostaną zebrane podczas dochodzenia, SSAB, jeśli to możliwe, poinformuje zainteresowane osoby. Jeżeli jednak przekazanie informacji może zagrozić dochodzeniu, informacje takie przekazuje się dopiero wtedy, gdy takie ryzyko już nie istnieje.