Segnalazione di irregolarità

SSAB si impegna a creare un clima aziendale aperto e a garantire un elevato livello di etica aziendale. I sistemi di segnalazione delle irregolarità (whistleblowing) consentono ai dipendenti e alle parti interessate esterne di segnalare in modo riservato sospette violazioni di leggi o regolamenti, del Codice di condotta di SSAB o delle politiche aziendali.

SSAB ha messo a disposizione un canale di segnalazione centralizzato a livello di Gruppo, Ethics Line, attraverso il quale i dipendenti e le parti interessate esterne possono segnalare sospette violazioni di leggi o regolamenti, del Codice di condotta di SSAB o delle politiche aziendali.

SSAB tratta i dati personali all'interno di Ethics Line per gestire e indagare sulle irregolarità segnalate e per prendere provvedimenti in relazione alle violazioni accertate. SSAB tratta i dati personali in Ethics Line con il supporto di un cosiddetto bilanciamento di interessi.

Ai sensi della direttiva UE 2019/1937 sulla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione (la "Direttiva UE sugli informatori") e ai sensi della legislazione nazionale degli Stati membri dell'UE che ha recepito la direttiva, SSAB è tenuta a istituire canali di segnalazione interna per le segnalazioni di irregolarità ("Canali di segnalazione interna"). SSAB tratta i dati personali allo scopo di gestire e indagare sui casi di segnalazione di irregolarità ricevuti tramite i canali di segnalazione interna.

I dati personali trattati nei canali di segnalazione interna possono essere trattati anche per adempiere a un obbligo di divulgazione che:

1. è necessario per intraprendere azioni in relazione a quanto emerso in un caso segnalato;
2. è necessario affinché le segnalazioni possano essere utilizzate come prove in procedimenti legali; e
3. avviene in conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili.

I dati personali trattati in un caso di follow-up ricevuto tramite i canali di segnalazione interna (whistleblowing) possono essere trattati solo da persone che, per conto di SSAB, sono state designate come autorizzate a ricevere, dare seguito e fornire feedback sulle segnalazioni. L'accesso ai dati personali è limitato a quanto necessario per consentire a ciascuna delle persone autorizzate di svolgere i propri compiti. La persona che si occupa di un caso di follow-up non può divulgare informazioni che potrebbero rivelare l'identità della persona che ha effettuato la segnalazione o di qualsiasi altra persona coinvolta nel caso senza averne l'autorizzazione.

Sometimes SSAB may receive reports through Ethics Line or Internal Reporting Channels which, due to their nature, don’t belong to whistleblowing systems and fall outside the scope of topics dealt within Ethics Line or Internal Reported Channels.

Some of these reports may include information on incidents or concerns that SSAB decides to investigate and take measures upon outside the whistleblowing process, e.g. due to SSAB’s legal obligation or SSAB’s legitimate interest to react to matters it has become aware of. In this case, personal data is processed based on legal obligation or legitimate interest to follow up and take actions related to reported matters.

In this case, personal data will only be stored for as long as is necessary for the purposes of processing and following up the reported matters, and to take relevant measures in relation to the reported matter.

In some instances, personal data is used to establish, assert or defend a legal claim. In these circumstances, personal data will be stored until the legal proceedings and related actions are completed.

SSAB può trasferire, divulgare e affidare a terzi il trattamento dei dati personali, se necessario per adempiere alle finalità del trattamento dei dati personali nell'ambito dI Ethics Line e dei canali di segnalazione interna. I soggetti terzi possono essere, ad esempio, fornitori di servizi che gestiscono Ethics Line e i canali di segnalazione interna, società di revisione contabile, fornitori di servizi legali, investigatori forensi o altri fornitori di servizi necessari per individuare, indagare e porre rimedio a violazioni gravi, o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria, nella misura consentita dalla legislazione applicabile e dalla direttiva UE sugli informatori.

SSAB può inoltre condividere i dati personali con la polizia e/o altre autorità competenti, organismi di controllo o tribunali al fine di salvaguardare gli interessi di SSAB o esercitare i diritti di SSAB.

Il sistema Ethics Line è fornito da People Intouch B.V. Tutti i dati personali segnalati tramite Ethics Line sono conservati nell'Unione Europea.

Gli individui hanno il diritto di esercitare i propri diritti alla privacy come indicato nelle Informazioni generali sulla privacy. Tuttavia, potrebbero esserci alcune restrizioni in merito.

• Si ricorda che alcune informazioni sono strettamente necessarie per soddisfare le finalità definite nella presente informativa e possono anche essere richieste dalla legge. Pertanto, la cancellazione di tali dati potrebbe non essere consentita dalla legge applicabile che prescrive periodi di conservazione obbligatori o se esiste un interesse prevalente a continuare a trattare i dati per lo scopo previsto.
• Per quanto riguarda i dati personali segnalati tramite Ethics Line o i Canali di segnalazione interna, SSAB non darà seguito alla richiesta di accesso del dipendente qualora la divulgazione dei dati personali del dipendente possa compromettere lo svolgimento delle indagini.
• Se SSAB riceve una segnalazione tramite Ethics Line o i Canali di segnalazione interna che contiene dati personali, o se i dati personali vengono raccolti durante un'indagine, SSAB informerà, se possibile, le persone interessate. Tuttavia, se la comunicazione di tali informazioni può compromettere l'indagine, esse sono fornite solo quando tale rischio non sussiste più.