Whistleblowing

Společnost SSAB usiluje o vytvoření otevřeného firemního prostředí a vysokých standardů obchodní etiky. Systémy pro whistleblowing poskytují zaměstnancům a externím zúčastněným stranám důvěrný způsob oznamování podezření na porušení zákonů a předpisů, etického kodexu společnosti SSAB nebo zásad společnosti.

Společnost SSAB zřídila centralizovaný oznamovací kanál pro podávání zpráv v rámci celé skupiny, etickou linku, kam mohou zaměstnanci a externí zainteresované strany hlásit podezření na porušení zákonů či předpisů, etického kodexu společnosti SSAB nebo firemních zásad.

Společnost SSAB zpracovává osobní údaje v rámci etické linky za účelem správy a vyšetřování nahlášených nesrovnalostí a přijímání opatření v souvislosti se zjištěnými porušeními. Společnost SSAB zpracovává osobní údaje na etické lince s podporou takzvaného vyvažování zájmů.

Podle směrnice EU 2019/1937 o ochraně osob oznamujících porušení práva Unie (dále jen „směrnice EU o whistleblowingu“), a podle vnitrostátních právních předpisů členských států EU, jimiž byla tato směrnice implementována, je společnost SSAB povinna zřídit interní kanály k oznamování porušení práva Unie (dále jen „interní kanály pro oznamování“). Společnost SSAB zpracovává osobní údaje za účelem řešení a vyšetřování případů whistleblowingu obdržených prostřednictvím interních oznamovacích kanálů.

Osobní údaje zpracovávané v interních kanálech pro oznamování mohou být zpracovávány také za účelem splnění povinnosti zveřejnění, které:

1. je nezbytné k podniknutí opatření v reakci na skutečnosti zjištěné v oznámeném případě;
2. je nutné k tomu, aby mohla být hlášení použita jako důkazní materiál v právních řízeních
3. a probíhá v souladu s platnými právními předpisy a regulacemi.

Osobní údaje zpracovávané v rámci následného šetření přijatého prostřednictvím interních oznamovacích kanálů mohou být zpracovány pouze osobami, jež byly společností SSAB určeny jako oprávněné k přijímání oznámení, jejich vyhodnocování a poskytování zpětné vazby. Přístup k osobním údajům bude omezen na informace nezbytné pro výkon úkolů každé z oprávněných osob. Osoba řešící následný případ nesmí bez příslušného oprávnění zveřejnit informace, jež by mohly odhalit totožnost oznamovatele či jiné zúčastněné osoby v daném případě.

Někdy může společnost SSAB obdržet prostřednictvím etické linky nebo interních oznamovacích kanálů hlášení, které svou povahou nespadají do oblasti oznamování nekalých praktik a nesouvisejí s tématy řešenými v rámci těchto kanálů.

Některá z těchto hlášení mohou obsahovat informace o incidentech či podnětech, které se společnost SSAB rozhodne prošetřit a řešit mimo rámec procesu oznamování nekalých praktik, například z důvodu své zákonné povinnosti či oprávněného zájmu reagovat na zjištěné skutečnosti. V takovém případě budou osobní údaje zpracovávány na základě zákonné povinnosti nebo oprávněného zájmu za účelem prošetření a přijetí opatření v souvislosti s nahlášenými skutečnostmi.

V těchto případech budou osobní údaje uchovávány pouze po dobu nezbytně nutnou pro zpracování a následné řešení nahlášené záležitosti a přijetí souvisejících opatření.

V některých případech se osobní údaje využívají k uplatnění, prosazení či obhajobě právních nároků. Za těchto okolností zůstávají osobní údaje uchovávány až do ukončení právního řízení a souvisejících opatření.

Společnost SSAB může předávat, zveřejňovat a zadávat zpracování osobních údajů třetím stranám, pokud je to nezbytné k plnění účelů zpracování osobních údajů v rámci etické linky a interních oznamovacích kanálů. Třetími stranami mohou být např. poskytovatelé etické linky a interní oznamovací kanály, auditorské firmy, poskytovatelé právních služeb, forenzní vyšetřovatelé či jiní poskytovatelé služeb, kteří jsou nezbytní k odhalování, vyšetřování a nápravě závažných porušení, anebo ke stanovení, uplatnění či obhajobě právních nároků v rozsahu povoleném platnými právními předpisy a směrnicí EU o ochraně oznamovatelů.

Společnost SSAB může sdílet osobní údaje také s policií a/nebo jinými příslušnými orgány, dohledovými institucemi či soudy za účelem ochrany vlastních zájmů nebo výkonu práv společnosti SSAB.

Systém etické linky zajišťuje společnost People Intouch B.V. Veškeré zprávy obsahující osobní údaje z etické linky jsou ukládány v EU.

Jednotlivci mají právo uplatňovat svá práva na ochranu soukromí, jak je uvedeno v obecných informacích o ochraně osobních údajů. V tomto ohledu však mohou existovat určitá omezení.

• Všimněte si však, že některé informace jsou naprosto nezbytné ke splnění účelů definovaných v tomto oznámení a mohou být také vyžadovány zákonem. Vymazání údajů proto nemusí být povoleno platnými právními předpisy předepisujícími povinnou dobu uchovávání nebo v případech, kdy existuje převažující zájem o další zpracování údajů pro zamýšlený účel.
• Upozorňujeme, že společnost SSAB neposkytne zaměstnanci přístup k jeho osobním údajům hlášeným prostřednictvím etické linky nebo interních oznamovacích kanálů, pokud by to mohlo ohrozit vyšetřování.
• Obdrží-li společnost SSAB prostřednictvím etické linky nebo interních oznamovacích kanálů hlášení obsahující osobní údaje nebo pokud jsou osobní údaje shromažďovány v průběhu vyšetřování, bude společnost SSAB, pokud možno, informovat dotčené osoby. Pokud by však poskytnutí těchto informací mohlo ohrozit vyšetřování, budou údaje zpřístupněny až ve chvíli, kdy takové riziko pomine.