Whistleblowing

SSAB mengusahakan iklim perusahaan yang terbuka dan standar etika bisnis yang tinggi. Sistem pelaporan pelanggaran (whistleblowing) menyediakan cara yang bersifat rahasia bagi karyawan dan pemangku kepentingan eksternal untuk melaporkan dugaan pelanggaran terhadap hukum atau peraturan, Kode Perilaku SSAB, atau kebijakan perusahaan.

Sistem telah menyediakan saluran pelaporan skala Grup, Saluran Etika, di mana karyawan dan pemangku kepentingan eksternal bisa melaporkan dugaan pelanggaran terhadap hukum atau peraturan, Kode Perilaku SSAB, atau kebijakan perusahaan.

SSAB memproses data pribadi dalam sistem Saluran Etika untuk keperluan pengelolaan dan penyelidikan atas pelanggaran yang dilaporkan serta untuk mengambil tindakan sehubungan dengan pelanggaran yang telah terbukti. SSAB memproses data pribadi di Saluran Etik dengan dukungan dari penyeimbangan kepentingan.

Sesuai dengan Petunjuk UE 2019/1937 tentang perlindungan terhadap pelapor pelanggaran hukum Uni Eropa (yang disebut 'Petunjuk Pelapor UE') dan sesuai dengan hukum nasional di negara-negara anggota UE yang telah mengimplementasikan petunjuk tersebut, SSAB diwajibkan untuk membentuk Saluran Pelaporan Internal untuk pelaporan pelanggaran ('Saluran Pelaporan Internal'). SSAB memproses data pribadi untuk tujuan penanganan dan penyelidikan kasus pelaporan yang telah diterima melalui Saluran Pelaporan Internal.

Data pribadi yang diproses dalam Saluran Pelaporan Internal mungkin juga diproses untuk memenuhi pengungkapan yang:

1. merupakan keharusan untuk mengambil tindakan dalam kaitannya dengan apa yang muncul di kasus yang dilaporkan;
2. merupakan keharusan agar laporan digunakan sebagai bukti dalam proses hukum; dan
3. terjadi selaras dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku.

Data pribadi yang diperoses dalam follow-up case diterima melalui Saluran Pelaporan Internal hanya bisa diproses oleh orang yang, atas nama SSAB, telah ditunjuk untuk diberi wewenang menerima, menindaklanjuti dan memberi feedback tentang laporan. Akses ke data pribadi akan dibatasi pada apa yang dibutuhkan tiap orang yang diberi wewenang agar bisa menjalankan tugas mereka. Orang yang menangani follow-up case tidak boleh mengungkapkan informasi yang bisa menyingkap identitas orang yang melaporkan atau orang lain yang mungkin ada di dalam kasus tersebut tanpa memiliki kewenangan untuk mengungkapkan.

Kadang SSAB mungkin menerima laporan dari Saluran Etika atau Saluran Pelaporan Internal yang, karena memang sifatnya, tidak masuk dalam sistem pengungkapan dan berada di laur ruang lingkup topik yang diurusi dalam Saluran Etika atau Saluran Pelaporan Internal.

Beberapa dari laporan ini mungkin memasukkan informasi atau peristiwa atau pengaduan yang diputuskan oleh SSAB untuk diselidiki dan diambil tindakan di luar proses pengungkapan, mis. karena kewajiban hukum SSAB atau kepentingan sah SSAB untuk memberi reaksi terhadap berbagai masalah yang diketahuinya. Dalam kasus ini, data pribadi diproses berdasarkan kewajiban hukum atau kepentingan sah untuk menindaklanjuti dan mengambil tindakan yang terkait dengan masalah yang dilaporkan.

Dalam kasus ini, data pribadi hanya akan disimpan selama diperlukan untuk tujuan memproses dan menindaklanjuti masalah yang dilaporkan, dan mengambil tindakan yang relevan dalam kaitannya dengan masalah yang dilaporkan.

Pada beberapa contoh, data pribadi digunakan untuk menetapkan, menegaskan atau membela klaim hukum. Dalam berbagai situasi tersebut, data pribadi akan disimpan sampau acara hukum dan tindakan terkait selesai.

SSAB dapat mentransfer, mengungkapkan, dan menyerahkan pemrosesan data pribadi kepada pihak ketiga jika diperlukan untuk memenuhi tujuan pemrosesan data pribadi dalam Saluran Etika dan Saluran Pelaporan Internal. Pihak ketiga dapat berwujud, misalnya, penyedia layanan yang mengelola Saluran Etika dan Saluran Pelaporan Internal, kantor akuntan, penyedia jasa hukum, penyelidik forensik, atau penyedia layanan lainnya yang diperlukan untuk mendeteksi, menyelidiki, dan menangani pelanggaran serius, atau untuk menetapkan, menjalankan, maupun membela klaim hukum, sejauh diizinkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku dan Direktif Pelapor Pelanggaran Uni Eropa (EU Whistleblower Directive).

SSAB juga dapat membagikan data pribadi kepada pihak kepolisian dan/atau otoritas terkait lainnya, badan pengawas, atau pengadilan guna melindungi kepentingan SSAB atau menjalankan SSAB.

Sistem Saluran Etika disediakan oleh People Intouch B.V. Semua laporan data pribadi di Saluran Etika disimpan di EU.

Individu mempunyai hak untuk menjalankan privasinya sebagaimana disebutkan dalam info Privasi Umum. Namun demikian, dalam hal ini mungkin ada beberapa pembatasan.

• Mohon diperhatikan bahwa informasi tertentu mutlak diperlukan guna memenuhi tujuan yang diatur dalam pemberitahuan ini dan mungkin juga diwajibkan oleh undang-undang. Oleh karena itu, penghapusan data mungkin tidak diizinkan oleh peraturan yang berlaku yang mengatur durasi penyimpanan wajib atau jika ada kepentingan yang lebih besar untuk mempertahankan pemrosesan data untuk tujuan yang dimaksud.
• Mohon diperhatikan apa yang ada di dalam data pribadi yang dilaporkan melalui Saluran Etik atau Saluran Pelaporan Internal, SSAB tidak akan memenuhi permintaan karyawan akan akses jika pengungkapan data pribadi karyawan mungkin membahayakan penyelidikan.
• Jika SSAB menerima sebuah laporan melalui Saluran Etik atau Saluran Pelaporan Internal yang berisi data pribadi atau jika data pribadi dikumpulkan selama investigasi, bila memungkinkan, SSAB akan memberi tahu personil yang berkepentingan. Namun demikian, jika ketentuan informasi tersebut bisa membahayakan investigasi, informasi tersebut hanya boleh diberikan ketika risiko semacam ini tidak ada lagi.