Mjukvarurobotar hjälper människor att fokusera på mer värdeskapande arbetsuppgifter på SSAB

För ungefär ett år sedan började SSAB automatisera manuella processer genom Robotic Process Automation – RPA. RPA är en mjukvarulösning som härmar människors handlingar. Den gör att repetitiva arbetsuppgifter kan utföras effektivare. RPA sparar tid och ger högre kvalitet, vilket hjälper oss att utföra tjänster snabbare och mer enhetligt. Det frigör också tid som gör att människor kan fokusera på mer utmanande arbetsuppgifter.

Namnet Ssabine föreslogs av Hanna Larsson, som arbetar på Delivery Support i Borlänge. Hon vann den interna namntävlingen på SSAB. Alla robotar kommer att heta Ssabine i förnamn för att visa anknytningen till SSAB. För att skilja dem från varandra och koppla dem till vad de gör, kommer robotarnas efternamn att väljas av de team som arbetar med robotarna.

Automatisering kommer att påverka hur vi arbetar i framtiden genom att förändra en del arbetsroller. När robotar utför repetitiva, manuella arbetsuppgifter, kan människor använda mer tid för analys, processförbättring, utvecklingsprojekt, interaktion med kunder och så vidare. Den typen av unika mänskliga förmågor kommer att bli allt viktigare.

Goda erfarenheter från SSAB Americas

-Med hjälp av RPA sparade vi in ungefär 20 timmar per månad av den tid vi använder för att samla information och sätta interna priser. Roboten går in i flera system samtidigt, hämtar in relevanta data och bygger ett kalkylark för granskning. Den processen tog tidigare flera veckor för en person. Nu gör roboten det på mindre än en timme.  Vi kan nu använda mer tid för analys och andra värdeskapande uppgifter, säger Deb Heinzel från SSAB Americas.

SSAB i framkant i SSAB Europe

-Nu har vi nio olika processer som utförs av Ssabine, till exempel inom ekonomi, IT och Global Business Services. Resultatet har varit mycket positivt och vi har som mål att öka antalet processer till 25 i slutet av året, vilket skulle göra oss unika. Det finns företag som har många fler mjukvarurobotar, men de företagen är mycket få, säger Anna Lagerhed, SSAB Digital Business Development.

-Det finns många fördelar med att använda RPA för att automatisera manuella uppgifter. Det är snabbt och relativt billigt att införa, det garanterar hög hastighet och jämn kvalitet, och det frigör tid för människor att arbeta med mer värdeskapande uppgifter. RPA kan också tillfälligt eller permanent ersätta systemintegrationer eftersom det enkelt kan överföra stora mängder data mellan olika system, program eller filer, säger Anna Lagerhed.

Hur fungerar RPA?

När man bygger en automatiserad process med RPA-programvara dokumenterar man först i detalj hur uppgiften görs, klick efter klick – som en instruktionsmanual för roboten. Sedan konfigurerar man roboten att utföra uppgiften korrekt, snabbt och likadant varje gång. RPA-mjukvaran som används för att "träna" robotarna är snabbare och billigare att implementera än traditionell systemutveckling.

När är RPA inte ett bra val?

Om processen bygger på ostrukturerade data, såsom fritext, bilder, filer utan förutsägbar struktur, eller komplexa beslut och mänsklig bedömning är RPA oftast inte rätt metod. Många processer är mycket svåra att automatisera fullständigt med RPA, men ofta kan det vara ett komplement till andra lösningar.

Bakgrund

RPA passar bra för automatisering av upprepande och förutsägbara uppgifter som kräver lite eller inget mänskligt omdöme. Indata måste bestå av digitala, strukturerade data, till exempel xls-, pdf- eller xml-filer. Exempel på uppgifter som oftast lämpar sig att automatisera med hjälp av RPA:

• Kopiera och klistra in
• Sammanställa/jämföra data från olika filer eller system
• Flytta filer och mappar
• Utföra om...så-transaktioner