Tố giác

SSAB phấn đấu có được môi trường doanh nghiệp cởi mở và đạo đức kinh doanh tốt Hệ thống tố giác cung cấp một giải pháp bảo mật cho nhân viên và các bên liên quan bên ngoài để báo cáo các hành vi bị nghi ngờ là vi phạm luật pháp hoặc quy định, Bộ Quy tắc Ứng xử của SSAB hoặc các chính sách của công ty.

SSAB đã cung cấp kênh báo cáo tập trung cho toàn Tập đoàn, Đường dây nóng về đạo đức, nơi nhân viên và các bên liên quan bên ngoài có thể báo cáo các hành vi nghi ngờ vi phạm luật pháp hoặc quy định, Quy tắc ứng xử của SSAB hoặc các chính sách của công ty.

SSAB xử lý dữ liệu cá nhân trong Đường dây nóng về Đạo đức nhằm mục đích quản lý và điều tra các hành vi bất thường được báo cáo và thực hiện các biện pháp liên quan đến các hành vi vi phạm đã được xác định. SSAB xử lý dữ liệu cá nhân trong Đường dây nóng về Đạo đức với tinh thần cân bằng lợi ích.

Theo Chỉ thị 2019/1937 của EU về việc bảo vệ những người báo cáo hành vi vi phạm luật Liên minh ("Chỉ thị về người tố giác của EU") và theo luật quốc gia tại các nước thành viên EU nơi chỉ thị được thực hiện, SSAB có nghĩa vụ thiết lập các Kênh báo cáo Nội bộ cho việc tố giác ("Kênh báo cáo Nội bộ"). SSAB xử lý dữ liệu cá nhân nhằm mục đích xử lý và điều tra các vụ việc tố giác mà SSAB nhận được thông qua Kênh báo cáo Nội bộ.

Dữ liệu cá nhân được xử lý trong Kênh báo cáo Nội bộ cũng có thể được xử lý để thực hiện việc tiết lộ:

1. mà cần thiết để thực hiện hành động liên quan đến những gì đã xuất hiện trong một trường hợp được báo cáo;
2. mà cần thiết cho các báo cáo được sử dụng làm bằng chứng trong các thủ tục tố tụng pháp lý; và
3. diễn ra theo đúng luật pháp và quy định hiện hành.

Chỉ những người được chỉ định để nhận, theo dõi và cung cấp phản hồi về các báo cáo thay mặt cho SSAB mới được quyền xử lý các dữ liệu cá nhân được xử lý trong trường hợp theo dõi, nhận được thông qua Kênh báo cáo nội bộ. Việc truy cập vào dữ liệu cá nhân sẽ bị giới hạn ở mức độ mà mỗi người có thẩm quyền cần phải có để có thể thực hiện được nhiệm vụ của mình. Người xử lý trường hợp theo dõi không được tiết lộ thông tin có thể làm lộ danh tính của người báo cáo hoặc bất kỳ ai khác xuất hiện trong vụ việc khi không có thẩm quyền tiết lộ.

Đôi khi SSAB có thể nhận được các báo cáo thông qua Đường dây Đạo đức (Ethics Line) hoặc các Kênh Báo cáo Nội bộ, nhưng do tính chất của chúng, các báo cáo này không thuộc hệ thống tố giác và nằm ngoài phạm vi các chủ đề được xử lý qua Ethics Line hoặc các Kênh Báo cáo Nội bộ.

Một số báo cáo trong số này có thể bao gồm thông tin về các sự cố hoặc mối quan ngại mà SSAB quyết định điều tra và thực hiện các biện pháp xử lý ngoài quy trình tố giác, ví dụ như do nghĩa vụ pháp lý của SSAB hoặc lợi ích hợp pháp của SSAB trong việc ứng phó với các vấn đề mà công ty đã được biết. Trong trường hợp này, dữ liệu cá nhân được xử lý dựa trên nghĩa vụ pháp lý hoặc lợi ích hợp pháp nhằm theo dõi và thực hiện các hành động liên quan đến các vấn đề đã được báo cáo.

Trong trường hợp này, dữ liệu cá nhân sẽ chỉ được lưu trữ trong thời gian cần thiết cho mục đích xử lý và theo dõi các vấn đề được báo cáo và thực hiện các biện pháp phù hợp liên quan đến vấn đề được báo cáo.

Trong một số trường hợp, dữ liệu cá nhân được sử dụng để thiết lập, khẳng định hoặc bảo vệ một khiếu nại pháp lý. Trong những trường hợp này, dữ liệu cá nhân sẽ được lưu trữ cho đến khi các thủ tục tố tụng pháp lý và hành động liên quan đã hoàn tất.

SSAB có thể chuyển giao, tiết lộ và thuê ngoài việc xử lý dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba, nếu cần thiết để thực hiện mục đích xử lý dữ liệu cá nhân trong Đường dây nóng về Đạo đức và Kênh báo cáo Nội bộ. Bên thứ ba có thể là nhà cung cấp dịch vụ vận hành Đường dây nóng về Đạo đức và Kênh báo cáo Nội bộ, công ty kiểm toán, nhà cung cấp dịch vụ pháp lý, điều tra viên pháp y hoặc các nhà cung cấp dịch vụ khác cần thiết để phát hiện, điều tra và khắc phục các vi phạm nghiêm trọng hoặc nhằm thiết lập, thực hiện hoặc bảo vệ các khiếu nại pháp lý, trong phạm vi cho phép của luật hiện hành và chỉ thị về tố giác của EU.

SSAB cũng có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân với cảnh sát và/hoặc các cơ quan có thẩm quyền liên quan khác, cơ quan giám sát hoặc tòa án để bảo vệ lợi ích của SSAB hoặc thực hiện các quyền của SSAB.

Hệ thống Đường dây nóng về Đạo đức được cung cấp bởi People Intouch B.V. Tất cả báo cáo dữ liệu cá nhân trong Đường dây nóng về Đạo đức đều được lưu trữ tại EU.

Các cá nhân có quyền thực hiện các quyền riêng tư của mình như đã đề cập trong Thông tin chung về Quyền riêng tư. Tuy nhiên, có thể có một số hạn chế về mặt này.

• Xin lưu ý rằng một số thông tin là hoàn toàn cần thiết để thực hiện các mục đích được xác định trong thông báo này và cũng có thể được pháp luật yêu cầu. Do đó, việc xóa dữ liệu đó có thể không được phép theo quy định về thời gian lưu giữ bắt buộc của luật hiện hành hoặc nếu có lợi ích lớn hơn để tiếp tục xử lý dữ liệu cho mục đích đã xác định.
• Xin lưu ý rằng đối với dữ liệu cá nhân được báo cáo thông qua Đường dây nóng về Đạo đức hoặc Kênh báo cáo nội bộ, SSAB sẽ không thực hiện yêu cầu truy cập của nhân viên nếu việc tiết lộ dữ liệu cá nhân của nhân viên có thể gây nguy hiểm cho cuộc điều tra.
• Nếu SSAB nhận được báo cáo qua Đường dây nóng về đạo đức hoặc Kênh báo cáo nội bộ có chứa dữ liệu cá nhân, hoặc nếu dữ liệu cá nhân được thu thập trong quá trình điều tra, SSAB sẽ thông báo cho những người có liên quan nếu có thể. Tuy nhiên, nếu việc cung cấp thông tin có thể gây nguy hiểm cho cuộc điều tra, thông tin đó chỉ được cung cấp khi rủi ro không còn nữa.