Raportarea neregularităților

SSAB dorește să creeze un mediu corporatist deschis, cu standarde etice înalte în afaceri. Sistemele de raportare a neregularităților le oferă angajaților și persoanelor externe o modalitate confidențială de a raporta suspiciuni de încălcare a legii și reglementărilor, a Codului de conduită SSAB ori a politicilor companiei.

SSAB a pus la dispoziție un canal de raportare centralizat la nivel de grup, Linia de etică, prin care angajații și persoane externe pot raporta suspiciuni de încălcare a legii sau reglementărilor, a Codului de conduită SSAB ori a politicilor companiei.

SSAB procesează date cu caracter personal în cadrul Liniei de etică în scopul administrării și investigării neregularităților și pentru a lua măsuri corespunzătoare încălcărilor constatate. SSAB procesează date cu caracter personal în cadrul Liniei de etică pe baza așa-numitului echilibru al intereselor.

Conform directivei UE 2019/1937 privind protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii („Directiva UE pentru protecția persoanelor care raportează încălcări ale dreptului Uniunii”) și legilor naționale ale statelor membre ale UE prin care a fost implementată directiva, SSAB are obligația de a înființa Canale de raportare interne pentru semnalarea încălcărilor („Canale de raportare interne”). SSAB procesează date cu caracter personal în scopul administrării și investigării neregularităților semnalate prin Canalele de raportare interne.

Datele cu caracter personal procesate prin Canalele de raportare interne pot fi procesate și pentru a da curs unei divulgări care:

1. este necesară pentru a se lua măsurile adecvate rezultate din cazul raportat;
2. este necesară pentru ca rapoartele să constituie dovezi în instanță; și
3. are loc în conformitate cu legislația și reglementările aplicabile.

Datele cu caracter personal procesate în cadrul unui caz primit prin Canalele de raportare internă pot fi procesate numai de persoanele care au fost desemnate de SSAB să primească, să proceseze și să ofere feedback pentru aceste rapoarte. Accesul la datele cu caracter personal va fi limitat la informațiile necesare pentru ca persoana autorizată să-și poată îndeplini sarcinile. Persoana însărcinată cu procesarea unui caz nu poate divulga informații care să dezvăluie identitatea persoanei care a înaintat raportul, sau a oricărei alte persoane care apare în caz, fără a deține o autorizație pentru divulgare.

Este posibil ca SSAB să primească rapoarte prin Linia de etică sau Canalele de raportare interne, care, datorită naturii lor, să nu aparțină de sistemele de raportare existente și să nu facă obiectul tematicilor acoperite de Linia de etică sau Canalele de raportare interne.

Unele dintre aceste rapoarte pot conține informații cu privire la incidente sau probleme pe care SSAB decide să le investigheze și să ia măsuri în afara sistemului de raportare, de ex. din cauza obligațiilor sale legale sau interesului său legitim de a reacționa la aspectele care i-au fost aduse la cunoștință. În acest caz sunt procesate date cu caracter personal în cadrul obligațiilor legale sau al interesului legitim de a urmări și a lua măsurile corespunzătoare pentru situația raportată.

În acest caz, datele cu caracter personal vor fi stocate numai atât timp cât este necesar pentru procesare și urmărirea aspectului raportat și pentru a lua măsurile corespunzătoare pentru situația raportată.

În anumite cazuri, datele cu caracter personal sunt utilizate pentru constituire, revendicare sau apărare într-o acțiune legală. În aceste situații, datele cu caracter personal vor fi stocate până la încheierea procedurilor legale și a acțiunilor aferente.

SSAB poate transfera, divulga sau contracta procesarea datelor cu caracter personal către părți terțe, dacă este necesar pentru a îndeplini scopul procesării datelor în cadrul Liniei de etică și al Canalelor de raportare interne. Părțile terțe, pot, de exemplu, să fie prestatori de servicii care operează Linia de etică și Canalele de raportare interne sau auditează firme, prestatori de servicii legale, investigatori criminaliști sau alți furnizori de servicii care sunt necesari pentru a detecta, investiga și remedia încălcări grave, sau pentru constituire, exersare sau apărare în acțiuni legale, în măsura în care acest lucru este permis de legislația aplicabilă și directiva UE privind raportarea neregularităților.

SSAB poate, de asemenea, să partajeze date cu caracter personal cu poliția și/sau alte autorități relevante, organisme de supraveghere sau instanțe judecătorești pentru a-și apăra interesele sau a-și exercita drepturile.

Sistemul de Linii de etică este furnizat de People Intouch B.V. Toate rapoartele conținând datele cu caracter personal din Linia de etică sunt stocate în UE.

Persoanele au dreptul la confidențialitate conform celor stipulate în Informații generale privind confidențialitatea. Pot însă exista anumite limitări în acest sens.

• Anumite informații sunt strict necesare pentru îndeplinirea scopurilor definite în această declarație și pot fi, de asemenea, impuse prin lege. Prin urmare, este posibil ca ștergerea acestor date să nu fie permisă de legea aplicabilă, care prescrie perioade obligatorii de păstrare, sau dacă există un interes mai mare de a continua prelucrarea datelor în scopul prevăzut.
• În ceea ce privește datele cu caracter personal comunicate prin Linia de etică sau Canalele de raportare interne, SSAB nu va da curs cererii de accesare de către angajat în cazul în care divulgarea datelor cu caracter personal ale angajatului pot periclita o investigație.
• În cazul în care SSAB primește un raport care conține date cu caracter personal prin Linia de etică sau Canalele de raportare interne, sau în cazul în care sunt colectate date cu caracter personal în cadrul unei investigații, SSAB va informa, în măsura posibilităților, persoanele vizate. Însă dacă furnizarea unor astfel de informații poate periclita investigația, informațiile vor fi furnizate numai după ce nu mai există acest risc.