Prijava nepravilnosti

Podjetje SSAB si prizadeva za odprto korporativno okolje in visoko poslovno etiko. Sistemi za prijavo nepravilnosti zaposlenim in zunanjim deležnikom omogočajo zaupen način za poročanje domnevnih kršitev zakonov ali predpisov, kodeksa ravnanja podjetja SSAB ali politik podjetja.

Podjetje SSAB je omogočilo centraliziran kanal za poročanje na ravni celotne skupine, imenovan Etična linija, kjer lahko zaposleni in zunanji deležniki prijavijo domnevne kršitve zakonov ali predpisov, kodeksa ravnanja podjetja SSAB ali politik podjetja.

Podjetje SSAB obdeluje osebne podatke znotraj kanala Etična linija za namene upravljanja in preiskovanja prijavljenih nepravilnosti ter za sprejemanje ukrepov v zvezi z ugotovljenimi kršitvami. Podjetje SSAB obdeluje osebne podatke v okviru kanala Etična linija s podporo tako imenovanega uravnoteženja interesov.

V skladu z Direktivo EU 2019/1937 o zaščiti oseb, ki prijavijo kršitve prava Unije (v nadaljnjem besedilu: direktiva EU o prijaviteljih nepravilnosti), in v skladu z nacionalno zakonodajo držav članic EU, s katero je bila direktiva prenesena, je podjetje SSAB dolžno vzpostaviti interne kanale za prijavo nepravilnosti (v nadaljnjem besedilu:  »interni kanali za poročanje«). Podjetje SSAB obdeluje osebne podatke za namene obravnave in preiskovanja primerov prijavljanja nepravilnosti, ki jih prejme prek internih kanalov za poročanje.

Osebni podatki, obdelani v okviru internih kanalov za poročanje, se lahko obdelujejo tudi za izpolnitev razkritja, ki:

1. je potrebno za ukrepanje v zvezi s tem, kar se je pojavilo v prijavljenem primeru,
2. je potrebno, da se poročila uporabijo kot dokaz v sodnih postopkih in
3. poteka v skladu z veljavno zakonodajo in predpisi.

Osebne podatke, obdelane v nadaljnjem primeru, prejetem prek internih kanalov za poročanje, lahko obdelujejo le osebe, ki so bile v imenu podjetja SSAB imenovane za pooblaščene osebe za prejemanje, nadaljnje ukrepanje in dajanje povratnih informacij o prijavah. Dostop do osebnih podatkov je omejen na tisto, kar vsaka od pooblaščenih oseb potrebuje za opravljanje svojih nalog. Oseba, ki obravnava nadaljnji primer, ne sme razkriti informacij, ki bi lahko razkrile identiteto poročevalca ali kogar koli drugega, ki se pojavi v primeru, brez dovoljenja za razkritje.

Včasih lahko družba SSAB prejme poročila prek linije za etično poročanje ali notranjih kanalov za poročanje, ki zaradi svoje narave ne spadajo v sisteme žvižgačev in ne spadajo v področje zadev, obravnavanih v liniji za etično poročanje ali notranjih kanalih za poročanje.

Nekatera od teh poročil lahko vključujejo informacije o incidentih ali pomislekih, ki jih družba SSAB odloči raziskati in sprejeti ukrepe zunaj postopka žvižganja, npr. zaradi pravne obveznosti družbe SSAB ali zakonitega interesa družbe SSAB, da se odzove na zadeve, za katere je izvedela. V tem primeru se osebni podatki obdelujejo na podlagi zakonske obveznosti ali zakonitega interesa za spremljanje in izvajanje ukrepov v zvezi s prijavljenimi zadevami.

V tem primeru bodo osebni podatki shranjeni le toliko časa, kolikor je potrebno za namene obdelave in spremljanja prijavljenih zadev ter za izvajanje ustreznih ukrepov v zvezi s prijavljeno zadevo.

V nekaterih primerih se osebni podatki uporabljajo za vzpostavitev, uveljavljanje ali obrambo pravnega zahtevka. V teh okoliščinah bodo osebni podatki hranjeni do zaključka sodnih postopkov in z njimi povezanih dejanj.

Podjetje SSAB lahko prenese, razkrije in obdelavo osebnih podatkov prenese na tretje osebe, če je to potrebno za izpolnitev namenov obdelave osebnih podatkov v okviru kanala Etična linija in internih kanalov za poročanje. Tretje osebe so lahko npr. ponudniki storitev, ki upravljajo kanal Etična linija in interne kanale za poročanje, revizijska podjetja, ponudniki pravnih storitev, forenzični preiskovalci ali drugi ponudniki storitev, ki so potrebni za odkrivanje, preiskovanje in odpravljanje resnih kršitev ali za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov, v obsegu, ki ga dovoljuje veljavna zakonodaja in direktiva EU o prijaviteljih nepravilnosti.

Podjetje SSAB lahko osebne podatke deli tudi s policijo in/ali drugimi pristojnimi organi, nadzornimi organi ali sodišči, da bi zaščitil interese podjetja SSAB ali uveljavljal svoje pravice.

Sistem Etična linija zagotavlja podjetje People Intouch B.V. Vsa poročila o osebnih podatkih v okviru kanala Etična linija so shranjena v EU.

Posamezniki imajo pravico uveljavljati svoje pravice do zasebnosti, kot je navedeno v razdelku Splošne informacije o varstvu zasebnosti. Vendar pa lahko v tem pogledu obstajajo nekatere omejitve.

• Upoštevajte, da so nekatere informacije nujno potrebne za izpolnitev namenov, opredeljenih v tem obvestilu, in da jih lahko zahteva tudi zakonodaja. Zato izbris takšnih podatkov morda ni dovoljen z veljavno zakonodajo, ki predpisuje obvezna obdobja hrambe, ali če obstaja prevladujoč interes za nadaljnjo obdelavo podatkov za predvideni namen.
• Upoštevajte, da podjetje SSAB ne bo izpolnilo zahteve zaposlenega za dostop do osebnih podatkov, prijavljenih prek kanala Etična linija ali internih kanalov za poročanje, če bi razkritje osebnih podatkov zaposlenega lahko ogrozilo preiskavo.
• Če podjetje SSAB prek kanala Etična linija ali internih kanalov za poročanje prejme prijavo, ki vsebuje osebne podatke, ali če se osebni podatki zberejo med preiskavo, bo podjetje SSAB, če je mogoče, o tem obvestilo zadevne osebe. Če pa bi posredovanje takšnih informacij lahko ogrozilo preiskavo, se takšne informacije posredujejo šele, ko takšno tveganje ne obstaja več.