Visszaélés bejelentése

Az SSAB nyitott vállalati légkör és magas szintű üzleti etika elérésére törekszik. A visszaélések bejelentésére szolgáló rendszerek bizalmas lehetőséget biztosítanak a munkavállalók és a külső érdekelt felek számára, hogy bejelenthessék a törvények vagy előírások, az SSAB magatartási kódexében foglaltak vagy a vállalati politikák feltételezett megsértését.

Az SSAB elérhetővé tett egy központosított, a csoport egészére kiterjedő bejelentési csatornát, az Ethics Line etikai vonalat, ahol a munkavállalók és a külső érdekelt felek egyaránt bejelenthetik a törvények vagy előírások, az SSAB magatartási kódexében foglaltak vagy a vállalati politikák feltételezett megsértését.

Az SSAB az Ethics Line etikai vonalon belül személyes adatokat kezel a bejelentett szabálytalanságok kezelése és kivizsgálása, valamint a megállapított jogsértésekkel kapcsolatos intézkedések megtétele céljából. Az SSAB a személyes adatokat az Ethics Line rendszerben úgynevezett érdekmérlegelés segítségével kezeli.

Az uniós jog megsértését bejelentő személyek védelméről szóló 2019/1937/EU irányelv („a visszaélést bejelentő személyek védelméről szóló irányelv”) és azon uniós tagállamok nemzeti joga szerint, amelyek az irányelvet végrehajtották, az SSAB köteles belső bejelentési csatornákat létrehozni a visszaélések bejelentésére („belső bejelentési csatornák"). Az SSAB a belső bejelentési csatornákon keresztül beérkezett visszaélés-bejelentési ügyek kezelése és kivizsgálása céljából személyes adatokat kezel.

A belső bejelentési csatornákon kezelt személyes adatok olyan közzététel teljesítése céljából is kezelhetőek, amely:

1. szükséges a bejelentett ügyben kiderültekkel kapcsolatos intézkedések megtételéhez
2. szükséges ahhoz, hogy a bejelentéseket bizonyítékként használják fel a jogi eljárásokban
3. az alkalmazandó jogszabályokkal és rendeletekkel összhangban történik.

A belső bejelentési csatornákon keresztül beérkezett, további vizsgálatot igénylő ügyek során kezelt személyes adatokat kizárólag olyan személyek kezelhetik, akiket az SSAB nevében a bejelentések fogadására, nyomon követésére és visszajelzés adására jogosultnak jelöltek ki. A személyes adatokhoz való hozzáférést olyan szintre kell korlátozni, amire az egyes felhatalmazott személyeknek feladatuk ellátásához feltétlenül szükségük van. Egy további vizsgálatot igénylő ügyet kezelő személy kizárólag a közzétételre vonatkozó előzetes felhatalmazás birtokában adhat ki olyan információt, amely felfedheti a bejelentő személy vagy az ügyben szereplő más személy személyazonosságát.

Előfordulhat, hogy az SSAB olyan bejelentéseket kap az Ethics Line etikai vonalon vagy a belső bejelentési csatornákon keresztül, amelyek jellegüknél fogva nem tartoznak a visszaélések bejelentésére szolgáló rendszerekhez, és kívül esnek az Ethics Line etikai vonalon vagy a belső bejelentési csatornákon kezelt témák körén.

E bejelentések némelyike tartalmazhat olyan eseményekre vagy aggályokra vonatkozó információkat, amelyek kivizsgálása és a kapcsolódó intézkedések meghozatala az SSAB döntése alapján a visszaélés-bejelentési folyamaton kívül történik, például az SSAB jogi kötelezettsége vagy az SSAB azon jogos érdeke miatt, hogy reagálhasson a tudomására jutott információkra. Ebben az esetben a személyes adatok kezelésére jogi kötelezettség vagy jogos érdek alapján kerül sor a bejelentett ügyek nyomon követése és az azokkal kapcsolatos intézkedések megtétele érdekében.

Ilyenkor a személyes adatokat csak addig tároljuk, amíg az a bejelentett ügyek feldolgozásához és nyomon követéséhez, valamint az azokkal kapcsolatos megfelelő intézkedések megtételéhez szükséges.

Bizonyos esetekben a személyes adatok felhasználása jogi igények előterjesztése, érvényesítése és védelme érdekében történik. Ilyen körülmények fennállása esetén a személyes adatokat a jogi eljárás és a kapcsolódó intézkedések befejezéséig tárolják.

Az SSAB a személyes adatok kezelését harmadik félnek továbbíthatja, nyilvánosságra hozhatja és kiszervezheti, ha ez szükséges az Ethics Line etikai vonalon és a belső bejelentési csatornákon belül történő személyesadat-kezelésre vonatkozó célok teljesítéséhez. Harmadik felek lehetnek például az Ethics Line etikai vonalat és a belső bejelentési csatornákat üzemeltető szolgáltatók, a könyvvizsgáló cégek, a jogi szolgáltatók, az igazságügyi nyomozók vagy más olyan szolgáltatók, amelyek a súlyos jogsértések felderítéséhez, kivizsgálásához és orvoslásához, illetve jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez szükségesek, az alkalmazandó jogszabályok és a visszaélések bejelentéséről szóló uniós irányelv által megengedett mértékben.

Az SSAB a rendőrséggel és/vagy további érintett hatóságokkal, felügyeleti szervekkel vagy bíróságokkal is megoszthat személyes adatokat az SSAB érdekeinek védelme vagy az SSAB jogainak gyakorlása érdekében.

Az Ethics Line rendszert a People Intouch B.V. biztosítja. Az Ethics Line rendszerben tárolt valamennyi személyes adatot az EU-ban tárolják.

Az egyéneknek joguk van az általános adatvédelmi tájékoztatóban említett adatvédelmi jogaik gyakorlásához. Ezzel kapcsolatban azonban előfordulhatnak bizonyos korlátozások.

• Kérjük, vegye figyelembe, hogy bizonyos információk kifejezetten szükségesek az ezen tájékoztatóban meghatározott célok teljesítése érdekében, továbbá törvényi előírások alapján is szükségesek lehetnek. Ezért az ilyen adatok törlése az alkalmazandó jog alapján – amely előírja a kötelező megőrzési időszakokat –, illetve ha nyomós érdek fűződik ahhoz, hogy az adatokat a tervezett cél érdekében továbbra is kezeljék, nem megengedhető.
• Felhívjuk figyelmét, hogy az Ethics Line etikai vonalon vagy a belső bejelentési csatornákon keresztül bejelentett személyes adatokkal kapcsolatban az SSAB nem teljesíti a munkavállaló hozzáférésre vonatkozó kérelmét, ha a munkavállaló személyes adatainak közzététele veszélyeztetheti a vizsgálatot.
• Ha az SSAB az Ethics Line etikai vonalon vagy a belső bejelentési csatornákon keresztül olyan bejelentést kap, amely személyes adatokat tartalmaz, vagy ha egy vizsgálat során személyes adatok gyűjtésére kerül sor, az SSAB lehetőség szerint tájékoztatja az érintett személyeket. Ha azonban az ilyen információk átadása veszélyeztetheti a vizsgálatot, azok átadására csak akkor kerül sor, amikor ez a kockázat már nem áll fenn.